EL PRESUPUESTO EN LA EMPRESA

EL PRESUPUESTO EN LA EMPRESA

Por: Gerson Silva, (2018)

A inicios del mes de Agosto y hasta fines del mes de Noviembre, en distintos medios de comunicación podemos ver y escuchar debates entre el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), Congresistas y distintos sectores económicos alegando “la falta de presupuesto”, “excesivo nivel de gastos”, “recortes presupuestales”, entre otras frases financieras. Todas ellas, están relacionadas a lo que financieramente conocemos como “Presupuesto del Estado”. Sin embargo, esta herramienta es aplicable para todo: económica familiar, sector estatal, sector privado, etc. Inicialmente, expondré las definiciones acercan de presupuesto y sus distintas aplicaciones, para finalmente explicar la importancia de este. (Ver más)

I.                    DEFINICIONES

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia

Los principales elementos de un presupuesto son:

a)                Es un plan quiere decir que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado periodo.

b)                  Integrador indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización. A este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.

c)                   Coordinador significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no será igual a la suma de las partes y creará confusión y error.

d)                  En términos financieros manifiesta la importancia de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma surgirían problemas en el análisis del plan maestro. Por ejemplo, al hacer el presupuesto de requisición de materia prima, primero es necesario expresarlo en toneladas o kilogramos, y después en pesos; el presupuesto de mano de obra, primero en horas-hombre y después en pesos.

e)                  Operaciones uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es determinar los ingresos que se pretende obtener, así como de los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.

f)                    Recursos no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la empresa también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra básicamente con la planeación financiera, que incluye al presupuesto de efectivo y al presupuesto de adiciones de activos (inventario, cuentas por cobrar, activos fijos).

g)                   Dentro de un periodo futuro determinado un presupuesto siempre tiene que estar en función de cierto periodo. (Ramírez, 2008)

Un presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción. Un presupuesto es una herramienta que ayuda a los administradores en sus funciones de planeación y de control. Los presupuestos ayudan a los administradores a planear el futuro. Sin embargo, los administradores también los usan para evaluar lo que ha sucedido en el pasado; los utilizan como punto de referencia (una medida del desempeño estimado o deseado) contra la que comparan el desempeño real. La calificación es una tradición estadounidense, ya sea en el campo de fútbol o en la sala de juntas, y los presupuestos proporcionan los estándares para evaluar y “calificar” a los “jugadores” de la compañía. Entre los beneficios principales de la elaboración de presupuestos se pueden mencionar los siguientes tres:

1.       Estimulan a los administradores a pensar hacia delante al formalizar sus responsabilidades para la planeación.

2.       Proporcionan expectativas definitivas que son el mejor marco de referencia para juzgar el desempeño subsiguiente.

3.       Ayudan a los administradores a coordinar sus esfuerzos, de manera que los planes de las subunidades de una organización alcancen los objetivos de la compañía última como un todo. (Horngreen, Sundem et Stratton, 2006)

El presupuesto es una expresión cuantitativa de los objetivos gerenciales y un medio para controlar el progreso hacia los logros de tales objetivos. Para que sea efectivo, debe estar coordinado con la Gerencia y los Sistemas de Contabilidad. Por ejemplo, debe de existir un diagrama de cuentas y un organigrama completo, que indique las responsabilidades de cada ejecutivo que justifica el presupuesto. Otro requisito es tener un buen sistema de costo estándar. Los costos estándares son los costos por unidad que se espera lograr en determinado proceso de producción, muestras que los costos presupuestados son los costos totales que se espera incurrir. Un costo Estándar por unidad puede ser similar a un ladrillo en tanto que un presupuesto representa a toda una casa. (Polimeni, 1997)

II.                TIPOS DE PRESUPUESTOS

En cuanto a la clasificación y tipos de presupuesto, podemos mencionar el esquema expuesto por Ramirez Padilla, Daniel (2008), el cual es el siguiente:

1.       El Presupuesto Maestro: Consiste en un conjunto de presupuestos que buscan, por un lado, la determinación de la utilidad o pérdida que se espera tener en el futuro y, por el otro, formular estados financieros presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un periodo futuro en función de los planes operativos para el año venidero. El presupuesto maestro está integrado básicamente por dos áreas, que son:

1.1 El presupuesto de operación:

·         Presupuesto de ventas

·         Presupuesto de producción

·         Presupuesto de materia prima

·         Presupuesto de mano de obra

·         Presupuesto de gastos indirectos de fabricación

·         Presupuesto de gastos de operación

·         Presupuesto de costo de venta y de valuación de inventarios

1.2. El presupuesto financiero: El plan maestro debe culminar con la elaboración de los estados financieros presupuestados, que son el reflejo del lugar en donde la administración quiere colocar la empresa, así como cada una de las áreas, de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la situación global. Aparte de los estados financieros anuales presupuestados, pueden elaborarse reportes financieros mensuales o trimestrales, o cuando se juzgue conveniente, para efectos de realimentación, lo que permite tomar las acciones correctivas que se juzguen oportunas en cada situación. (Balance General Presupuestado, Estado de Resultados Presupuestado y Estado de Flujo de Efectivo Presupuestado)

III.                  IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO

De las (03) tres definiciones anteriormente expuestas, podemos sacar definición integral acerca de que es un presupuesto y su respectiva importancia. Un presupuesto es una herramienta integradora, planificadora, cuantitativa y coordinadora que permite a la Alta Dirección, trazar un camino o ruta a seguir y que cuyo fin es llegar a lograr los objetivos preestablecidos por la Alta Dirección.

La importancia de dicha herramienta radica en que esta permite a la Alta Dirección, medir y controlar antes, durante y después del periodo de dicho presupuesto; pues este mismo presupuesto se convierte en un “estándar” o “medida” de comparación contra los resultados obtenidos en la empresa. Dependiendo de las diferencias obtenidas en dicha comparación, se tomará medidas correctivas, reforzaran determinados procesos, expandirán nuevos productos o líneas de negocio y se tomaran decisiones de nivel gerencial.

  Sin esta herramienta, la empresa no tendrá un norte claro y cuantificable de donde debe llegar, lo que estaca financiera y organizacionalmente.

IV.                BIBLIOGRAFIA

Horngren, Sundem, Stratton (2006), Contabilidad Administrativa 13va Edición p.296 y 298

Polimeni, Fabozzi, Adelberg y Kole (1997), Contabilidad de Costos, 3era Edición, p.345

Ramírez Padilla, D.N. (2008), Contabilidad Administrativa, 8va Edición, p.243.